1) Get aligned

Ten eerste, vanaf het begin naar een ERP-upgrade of vervanging is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je hele bedrijf zich inzet voor deze verandering. Er moet een akkoord zijn op uitvoerend niveau over de richting waar je heenwilt met het nieuwe ERP-systeem, waarom de verandering nodig is en wanneer de timing voor deze verandering dan goed is. Hoewel natuurlijk de meeste bedrijven proberen hun bedrijf in de loop van de tijd te verbeteren, is het belangrijk om de verwachtingen die zowel intern als extern zullen ontstaan bij de beslissing om het huidige ERP-systeem te verangen, te bespreken. Wat zijn de belangrijkste drijfveren achter de verandering? Probeert de organisatie innovaties te versnellen, kosten te besparen of is er een andere reden? 

2) Doe je huiswerk

Zorg ervoor dat je grondig zoekt en vergelijk de verschillende opties die je hebt om je huidige ERP-systeem te vervangen. Idealiter wil je dit hele proces niet over een paar jaar wéér herhalen, dus je hebt een strategische partner nodig die je helpt met je langetermijnfocus en doelen. Neem tijdens dit proces zorgvuldig de tijd om de juiste partner te selecteren voor de nieuwe ERP-systeemimplementatie. Zoals vermeld in ons vorige artikel, is het ongelooflijk nuttig om te kijken naar oplossingen die specifiek zijn gebouwd voor de voedingsindustrie. Overweeg echter ook op welk platform deze oplossingen gebaseerd zijn. Idealiter wil je een oplossing hebben met een uitgebreide verticale focus om aan je specifieke eisen te voldoen in combinatie met een solide en bewezen basisplatform. Eerdere ervaring met vergelijkbare organisaties en implementaties is een ander groot pluspunt. Want hoewel een platform er geweldig uit kan zien, zal een slecht implementatieproces nog steeds resulteren in een kostbare teleurstelling.

3) Goede voorbereiding om slechte prestaties te voorkomen 

Zoals het gezegde gaat, geluk begunstigt de voorbereide. Succesvolle implementaties zijn vaak nadat een organisatie veel tijd en moeite heeft gestoken in de voorbereidende fases. Denk vóór de daadwerkelijke implementatie na over de gewenste toekomstige status van de organisatie, de nieuwe taakstructuur etc. Geen zorgen, je hoeft niet het wiel opnieuw uit te vinden. Maak in plaats daarvan gebruik van de kennis en expertise van je potentiële implementatiepartner. Een ander waardevol voorbereidingsaspect draait om beheersing van je data. Processen zoals het opschonen, converteren en in kaart brengen van gegevens vergt vaak meer tijd dan in eerste instantie wordt verwacht. En we willen nogmaals benadrukken: het belang van het plannen van voldoende tijd voor het voorbereidende werk. Uiteindelijk moet procestransformatie deel uitmaken van je voorbereidende werk, want met meer gestroomlijnde en gestandaardiseerde workflows, zal je hele ERP-vervangingsproces een stuk soepeler verlopen. 

4) Obstakels zijn onderdeel van het proces 

Zodra je begint met het ERP-vervangingsproces, moet je blijven controleren met de geplande tijd en het budget. In het geval dat zaken de planning overschrijden, kan je wijzigingen aanbrengen. Het is belangrijk dat de organisatie de juiste middelen inzet voor het project, met toegewijde experts als functionele leads, voor rapportage, beveiliging en testen. Als organisatie kunnen tests in de implementatiefases helpen om fouten vroegtijdig op te sporen en de tijd om deze te corrigeren beperken. Robuuste, end-to-end testplannen worden geadviseerd en moeten zich onder andere richten op workflows, beveiligingsrollen, gegevensconversie, en meer. Als je met de juiste implementatiepartner in zee gaat, zullen ze sjablonen beschikbaar hebben om je hierbij te helpen. 

Het hele vervangingsproces van een nieuw ERP-systeem is zeker geen kleine taak, maar met deze tips hoeft het echt geen hoofdpijnproject te worden. In plaats daarvan ga je samen met je nieuwe ERP-partner werken aan een succesvolle implementatie om je bedrijf te optimaliseren, het meeste uit uw IT-systeem te halen en, het belangrijkst, je bedrijf te laten groeien. 

Bonus 

Zodra je nieuwe ERP is ingevoerd, wil je natuurlijk wel dat al je medewerkers het nieuwe systeem omarmen. Dit vereist een grondig adoptieproces. Lees hier alles over de 9 voorwaarden  voor het beste rendement uit je nieuwe ERP-systeem. 

Wil je met een van onze experts praten over de mogelijkheden van een nieuw ERP-systeem dat specifiek is voor jouw foodbedrijf? Neem dan contact met ons op.